Relatie indelingen wijzigen

U kunt de relatie in diverse categorieën indelen zodat deze in diverse lijsten zichtbaar wordt. Ook kunt u rechten op diverse categorieën verlenen aan gebruikers zodat de relaties door verantwoordelijke gebruikers kunnen worden gewijzigd en door anderen slechts kunnen worden opgevraagd en geselecteerd zonder de mogelijkheid tot wijzigen, zie rechtenbeheer.

Eén van de meest krachtige mechanismen is de relatieselectiefunctie (module PAC Document en PAC Pers) waarmee door slim gebruik van categorieën de juiste relaties snel en accuraat kunnen worden geselecteerd ten behoeve van diverse doeleinden, zie selecties maken.

Daarnaast kan een persoon een specifieke functie hebben, zoals directeur, accountmanager, e.d. Ook kunt u eventueel een taal en valutacode invullen.

Zie onderstaande venster voor een overzicht van de velden:

De betreffende relatie is ook een Auteur.

Klik op Auteur. De categorie is nu geselecteerd. Het veld is nu blauw gekleurd en er is een kruisje verschenen in de tweede kolom.

Op dezelfde wijze kunt u ook categorieën verwijderen uit de indeling. U klikt dan opnieuw op de naam van de betreffende categorie. Het veld wordt nu weer  wit en het kruisje is verdwenen.

Het is belangrijk goed na te denken over de categorieën die u gebruikt en waar u deze plaatst. U kunt zowel categorieën plaatsen op de relatie zelf als op een relatieverband. De categorieën worden gebruikt om 'lijsten' te vormen in PAC. Bijvoorbeeld als u een auteur koppelt aan een project, dan zult u alleen een lijst krijgen met de relaties/relatieverbanden die de categorie auteur hebben. Ook kunt u bij het maken van mailingen selecteren op een categorie: bijvoorbeeld, u kunt een mailing sturen naar alle auteurs. Houdt met deze zaken rekening als u bepaald welke categorieëen u aan een relatie of relatieverband wilt toekennen.

In bovenstaand voorbeeld ziet u dat de groep Medewerkers is ingeklapt. U kunt voor uzelf dus groepen weergeven of verbergen en dit blijft PAC voor u onthouden. Indien er bij een relatie toch een categorie is aangevinkt bij een ingeklapte groep dan wordt deze wel weergegeven voor de duidelijkheid.

Via de stamgegevens van de categorie kunt u aanvullende informatie kwijt bij een categorie in het veld notities. Deze informatie wordt in bovenstaand scherm ook weergegeven als u een paar seconden met uw muis boven de categorie blijft hangen. Het veld notities bestaat uit twee delen: eerste deel wordt op het scherm weergegeven zoals beschreven, en het tweede deel is tbv interne notities zoals van wie de categorie is (afdeling), de doelstelling en bv een wijzigingshistorie voor uzelf; u scheidt de twee delen dmv drie sterretjes (***).

Zoals al gezegd kan via het rechtenbeheer worden bepaald of u als gebruiker recht heeft op het toewijzen van een bepaalde categorie aan een relatie of niet. Als u dit recht niet heeft, zult u zien dat de naam van de categorie italic (scheef) staat afgedrukt. Als u klikt op deze categorie zal er niks gebeuren. Als u deze categorie toch wilt toewijzen aan de relatie moet u nagaan wie wel het recht heeft op het toekennen van deze categorie binnen uw uitgeverij, of kunt u de applicatiebeheerder vragen dit recht ook aan u toe te kennen.

Er zijn ook overige indelingen mogelijk:

Naast het indelen in categorieën kunnen relaties, vooral personen, ook een bepaalde functie verrichten. Denk aan een directeur, accountmanager e.d. U kunt slechts één functie invullen per relatie.

Klik op de zoekvensterknop om een functie te zoeken:

De relatie kan ook een eigenaar hebben. Dat is een interne medewerker die benoemd is als eigenaar van de relatie. Dat kan zorgen voor een stukje benoemd rechtenbeheer.

Vervolgens kunt u de (standaard) taal en valuta van de persoon of organisatie invullen:

Een persoon kan nog enkele personalia hebben als: