Middels een uitgebreid selectiesysteem kunt u op diverse manieren relaties selecteren voor onder meer het versturen van mailingen.
Klik in het Hoofdmenu via CRM op Relaties selecteren
Het algemene relatieselectievenster wordt geopend. Deze staat hieronder weergegeven:
In het midden ziet u een lijst met relaties die al dan niet geselecteerd kunnen zijn. Dit noemen we de selectiebuffer. In de kolom Sel. ziet u vinkjes staan. Alle aangevinkte relaties zijn geselecteerd en zullen worden meegenomen in een bewerkingsactie of mailing. Alle andere relaties zijn niet geselecteerd en worden dus genegeerd bij deze acties of mailingen.
De weergegeven kolommen zijn de veelvoorkomende en gevraagde kolommen uit relatiebeheer. Waaronder naam van de organisatie en/of persoon, contactgegevens van de organisatie/persoon of verband indien van toepassing, uniek relatienr, het adrestype als keuze naar het document (eigenlijk altijd postadres), notities van de relatie of het verband indien van toepassing, datum1 dat in specifieke gevallen wordt gevuld, en belangrijkste categorie 1 en 2 die worden gevuld door het toepassen van een speciaal selectiefilter waardoor een groepering kan worden ingesteld (meestal voor publiciteitszaken).
U kunt de sortering vervolgens ook instellen dmv de keuze Sortering. Hierin staan opties die u naar believen kunt gebruiken.
Verder ziet u bovenaan het scherm een aantal knoppen:
| • | Opnieuw starten: Een knop om een nieuwe selectie te maken en dus de huidige buffer te wissen. |
| • | Alle verbanden van een type toevoegen: Voegt in één keer alle relatieverbanden van een bepaald type toe. Zo kunt u in één keer bijvoorbeeld snel een selectie maken van al uw contactpersonen |
| • | Eenvoudig / uitgebreid: Met deze knop kunt u schakelen tussen een eenvoudige en uitgebreide weergave. Bij de eenvoudige weergave worden veel knoppen verborgen, om een beginnende gebruiker zo niet onnodig te verwarren. |
Een gedetailleerde uitleg van de diverse mogelijkheden voor relatieselectie volgt hieronder.
Onder de lijst staan knoppen waarmee de relaties in de buffer kunnen worden geselecteerd of gedeselecteerd.
Vervolgens kan de buffer als lijst worden geëxporteerd ten behoeve van diverse doeleinden.
| • | Relatielijst uit buffer: Lijst van de weergegeven relatieverbanden voor diverse doeleinden. |
| • | Relatielijst uit buffer op land, naam: Lijst van de weergegeven relatieverbanden gesorteerd op land en vervolgens naam voor diverse doeleinden. |
| • | Relatielijst uit buffer met aparte velden: Lijst van de weergegeven relatieverbanden met extra velden voor diverse doeleinden |
| • | Relatielijst met Categorieën uit buffer: In deze lijst wordt voor iedere categorie die in de selectie minstens eenmaal is aangevinkt een kolom toegevoegd. Deze lijst kan bijv. worden gebruikt om te controleren of categorieën volledig en juist zijn ingevuld. |
| • | Relatiecontrolelijst: Een lijst kunnen draaien van alle hoofdrelaties met de bijbehorende contactpersonen en verbanden ter controle van de gegevens. Zo moeten fouten en ontbrekende gegevens kunnen worden geïdentificeerd. De opzet van de lijst is als volgt: |
1. Er wordt een selectie gemaakt op één of meer categorieën.
2. Alle hoofdrelaties in deze selectie worden bepaald
3. Van al deze hoofdrelaties worden alle contactpersonen en relatieverbanden weergegeven.
4. Tevens worden alle zelfstandige relaties (zonder relatieverband) getoond
In bovenstaande lijst wordt in de kolom Relatienummer weergegeven hoe de relaties in de zich met elkaar verhouden:
| • | Beginnend met H is de hoofdrelatie (de gegevens van deze organisatie of persoon sec) |
| • | Beginnend met C is de contactpersoon (de gegevens van deze persoon sec) |
| • | Beginnend met R is het verband tussen hoofdrelatie en contactpersoon (de gegevens die op het relatieverband zijn vermeld) |
| • | Relatielijst uit buffer (detail/project): Een lijst kunnen maken van relaties met de meegeselecteerde projecten/uitgaven/drukken. Nodig is dat de selectie vooraf is gemaakt met details van projecten (bijv vanuit relatierollen of vanuit ramsjbrieven). De opzet van de lijst is in de basis ongeveer gelijk aan de lijst Relatielijst uit buffer met aparte velden. Het wordt echter aangevuld met de titelgegevens die worden meegestuurd vanuit de voorgaande selectie. Bij ramsjbrieven wordt o.m. Num1 gevuld met de actuele voorraad en Num2 met de actuele verkoopprijs. Het tweede deel van de lijst met de projectdetails ziet er als volgt uit:  |
Tot slot kunnen de geselecteerde relaties in de buffer worden opgenomen in bijvoorbeeld de mailing of andere toepassing die het selectievenster heeft aangeroepen door middel van de knop Uitvoeren of de knop Doorgaan (dit is afhankelijk van welke functie de buffer heeft aangeroepen).
Naast deze algemene beschrijving kunt u voor details de detailbeschrijving inzien.