Order kop

In de kop van de opdracht worden het magazijn, de klantgegevens en het opdrachttype aangegeven:

Indien u werkt met de module PAC Magazijn dan heeft u de mogelijkheid om orders op te geven voor meerdere magazijnen. U selecteert dan links boven in beeld het magazijn waarvoor de order bestemd is.

De keuze van het magazijn heeft effecten op de afhandeling van uw order en op de berichtgeving hierover. Hierin maken we onderscheid tussen twee type magazijnen:

1. Het Centraal Boekhuis (CB)

2. Andere (interne, PM, etc) magazijnen

Voor orders die door het CB worden verwerkt geldt dat deze moeten worden verzonden. Er kunnen alleen orders worden ingevoerd voor klanten van het CB (oftewel klanten met een CB relatieID). Gecontroleerd zal worden of de order (op basis van de exporteer instellingen) mag worden verzonden naar het CB. Als dit het geval is zal de order in een bestand worden opgenomen dat naar het  CB wordt verzonden. Het CB verwerkt de order verder. Informatie over deze order wordt alleen teruggekoppeld in een daling van de voorraad en middels de in nota bestanden. De voorraadstand en in nota stand wordt normaalsgesproken één keer per dag ingelezen in PAC (omdat tijdens dit inlezen er geen gebruikers in PAC mogen werken). Deze gegevens zijn dus recent, maar de precieze voorraadstand kunt u alleen inzien bij het CB zelf.

Voor orders die worden verwerkt in een ander intern magazijn verloopt de verwerking binnen PAC zelf. Orders kunnen worden gemaakt voor alle relaties in PAC die als klant staan geregistreerd. Als u een order hebt gemaakt voor een intern magazijn, dan wordt deze order geplaatst in een verwerkingsrij. Een magazijnmedewerker zal vervolgens van de orders die wachten op verwerking pakbonnen uitprinten. De order wordt dan samengesteld en verzonden. Al deze activiteiten worden door PAC ondersteunt. Als een order op een intern magazijn is uitgevoerd wordt voorraad in dit magazijn gereserveerd. Als de order wordt verzonden wordt dit van de voorraad afgeboekt. Omdat dit allemaal binnen PAC gebeurt, kan PAC ook up to date informatie verschaffen over de voorraadstand van interne magazijnen.

Omdat de afhandeling per magazijn zo sterk verschilt, is het na het aanmaken van de eerste orderregel niet meer mogelijk om het magazijn te wijzigen.

Selecteer (als u dit wilt) een Aanbieding, bovenaan het orderscherm. Als u een aanbieding selecteert en u klikt vervolgens op de eerste regel in het tabblad orderregels, dan zullen in het tabblad automatisch alle titels uit de aanbieding worden opgenomen, mits opdrachttype en afnemer zijn ingevuld. Indien de functie fondsrechten is aangezet (Systeem | Algemene instellingen | Project | Fondsrechten gebruiken) dan wordt de aanbiedingslijst getoond obv rechten van fondsgroep (indien van toepassing), zodat alleen die aanbiedingslijsten te kiezen zijn waar de gebruiker recht op heeft.

Kies het Opdrachttype uit de lijst. Het type bepaalt direct ook de standaard verkoopsoort.

Klik op de zoekvensterknop of op F5 in het veld Afnemer / sub om de klant te selecteren. Of druk op de zoekknop hiernaast. U ziet daarna het bezoekadres  verschijnen in het ondergelegen veld. Met de knop Tonen kan de relatie worden geopend om gegevens bij te werken.

Het ontvangst- of afleveradres ziet u rechts daarvan staan. Indien het gelijk is aan het bezoekadres wordt (Ontvanger gelijk) weergegeven. Anders wordt het afwijkende afleveradres weergegeven.

Indien het afleveradres niet juist is of u weet dat het aan een andere klant moet worden geleverd, vink dan het vakje Afwijkende ontvanger aan.

Dan wordt het veld Ontvanger wijzigbaar en kunt u hier een ontvangstrelatie kiezen. Het afleveradres van deze relatie wordt vervolgens daaronder getoond.

Het veld Onze referentie en Leveren omstreeks worden standaard ingevuld en deze kunnen niet worden gewijzigd. Vervolgens kunt u de overige kopvelden invoeren

Vul de referentie van de klant in het veld Referentie afnemer in. Dit maakt het eenvoudiger voor de klant om onder meer fakturen te controleren.

Wijzig daarna eventueel het veld Besteld in een andere besteldatum.

Bij een order kunnen bepaalde standaard leveringsvoorwaarden gelden. Deze voorwaarden gelden bijvoorbeeld voor een bepaalde aanbieding, opdrachttype, klantgroep of uitgave. of een combinatie  van deze zaken. De mogelijke leveranciersvoorwaarden kunt u definiëren onder stamgegevens - leveringsvoorwaardenbeheer. Op het moment dat u een order aanmaakt die aan een leveranciersvoorwaarde voldoet, dan zal deze automatisch worden geselecteerd. U kunt er vervolgens zelf voor kiezen om deze voorwaarde niet te selecteren of een andere (bij deze order passende) voorwaarde te selecteren

Bij Std. regelkorting kunt u een standaard regelkorting opgeven. Als er een leveranciersvoorwaarde is geselecteerd wordt hier automatisch het bijpassende percentage ingevoerd. U kunt dit dan zelf wijzigen. Dit percentage wordt dan bij iedere orderregel standaard ingevuld.

Als u een standaard regelkorting opgeeft dan wordt deze ingevoerd:

U kunt ervoor kiezen om een individuele order (en zelfs orderregel) wel of niet te exporteren naar het Centraal Boekhuis. Als u dit niet wilt doen vinkt u het veld naast Exporteren af, anders vinkt u deze aan. U kunt ervoor kiezen om Exporteren standaard aan te vinken in Stamgegevens - verkoopsoorten (Verkoop).

Vervolgens gaat u naar de opdrachtregels.