Indien u heeft gekozen voor openen of wijzigen van de royaltyvoorschot dan komt u in het onderhoudsvenster van het voorschot. Hiermee bent u in staat het voorschot in te zien of aan te vullen met nieuwe gegevens.
Welke velden u in dit scherm ziet hangt sterk af van de gekozen voorschotsoort. Bij een algemeen voorschot kunt u alleen een relatie koppelen. Bij een uitgavevoorschot kunt u Relatie, contract, Exploitatievorm en uitgavekoppelen. Er is in beide gevallen sprake van betaalmomenten, maar bij een afrekendrempel is dit weer niet van toepassing.
Als u een uitgavevoorschot heeft aangemaakt ziet u dit scherm:
In dit scherm heeft u een aantal mogelijkheden. U kunt:
| • | De verplichte gegevens die u bij het aanmaken van het voorschot heeft ingevuld (Relatie, Soort, Voorschotcode, Omschrijving, en Boekdatum) wijzigen. |
De Boekdatum is leidend voor het gekozen afrekenjaar. Dus als de boekdatum volgend jaar betreft, zal dit voorschot niet worden meegenomen in de afrekeningen van het huidige jaar.
| • | In het veld Status kunt u zien wat de status is van dit voorschot. |
| • | U kunt aangeven bij welk contract dit voorschot hoort. |
| • | U kunt aangeven bij welke exploitatievorm dit voorschot hoort. |
| • | U kunt aangeven bij welke uitgave dit royaltycontract hoort. |
| • | In het keuzemenu valuta kunt u aangeven met welke valuta de rechthebbende moet worden betaald. Hierachter kunt u het bedrag opgeven dat hem in deze valuta moet worden betaald. |
| • | U kunt het Bedrag invullen dat aan de rechthebbende moet worden uitgekeerd in euro. |
Let op: PAC rekent niet zelf de valuta om, want PAC bevat geen informatie over de laatste omrekenkoersen.
| • | In het veld Restant kunt u zien of het voorschot bedrag (in euro) al is verrekent met de royalties of niet. |
Hieronder vindt u het tabblad betaalmomenten. Hierin zijn (als u een betaalmomentscenario heeft gebruikt) de gewenst betaalmoment ingevoerd. U kunt ook zelf betaalmomenten toevoegen door deze op te geven in de lege regel onderaan. Bij ieder betaalmoment staat aangegeven:
| • | Het moment waarop het bedrag dient te worden uitbetaald (activiteit). |
| • | De omschrijving van dit moment (optioneel) |
| • | Het deel van het totaalbedrag dat op dit moment moet worden uitbetaald. |
| • | Valuta waarin het bedrag is uitbetaald |
| • | Het bedrag in de valuta waarin het moet worden uitbetaald. Dit wordt automatisch berekend op basis van het totale valuta bedrag en het deel. |
| • | Het bedrag in euro dat dient te worden uitbetaald. Als de valuta euro is zal dit automatisch worden ingevuld. Zo niet dient u dit zelf invullen (dit is in verband met het dagelijkse koersverschil). |
| • | De betaaldatum kan worden gebruikt om de datum aan te geven waarop het bedrag naar verwachting dient te worden betaald. Als u hierna het vinkje in de kolom Betaald plaatst wordt deze datum automatisch aangepast naar de datum waarop dit vinkje geplaatst is. |
| • | Of er een betaalopdracht is verzonden of niet kunt u aangeven in de kolom betaalopdracht. Deze functie wordt verder in PAC nog niet gebruikt. |
| • | De Betaalopdracht datum (BO-datum). Deze wordt automatisch ingevuld op het moment dat u een vinkje plaatst in de kolom betaalopdracht. Deze functie wordt verder in PAC nog niet gebruikt. De betalingsopdracht van een royaltyvoorschot kan worden gejournaliseerd. Daarvoor dient in het betalingsmoment de betalingsopdracht aangevinkt te worden. De bijbehorende betalingsopdrachtdatum is bepalend voor de boekperiode van de journaalpost. Als de journaalpost is gelukt, dan wordt er een vinkje in de kolom 'J' (Gejournaliseerd) gezet. |
In het royaltyvoorschotbeheer is nu ook een tabblad met alle mutaties die zijn gebeurd op het voorschot. Tevens wordt de kolom 'J' (Gejournaliseerd) gevuld als de mutatie is gejournaliseerd.
U kunt een voorschot activeren door op de knop Voorschot activeren te klikken. Ook kunt u een voorschot afboeken door op de knop voorschot afboeken te klikken. U voorschot wordt nu op 0 geplaatst en de status wordt op inactief gezet. Het is nu mogelijk om hierbij zelf een datum in te vullen. de gebruiker moet echter goed opletten wanneer dit wordt gedaan, want dit mag alleen vóór afrekenen gebeuren of ná definitief afrekenen (afhankelijk dus van voorgaande mutaties in de tijd).
Met de knop voorschot overboeken wordt het voorschot overgeboekt.
Als u een bedrag in euro's toevoegt bij Valuta, zal dit bedrag standaard worden overgenomen naar het Bedrag en naar het bedrag en valutabedrag bij betaalkenmerken. Als u een bedrag invult in een andere valuta, wordt dit alleen overgenomen naar valutabedrag bij de betaalmomenten. Het bedrag kunt u handmatig invullen, maar wordt alleen overgenomen van de kolom bedrag bij de betaalmomenten naar het veld bedrag, maar niet andersom.
Nadat u afrekeningen hebt gemaakt kan het u opvallen dat u een voorschot verkeerd hebt ingevoerd. U wilt dit voorschot dan aanpassen. Als u een voorschot wilt wijzigen gaat u naar voorschotbeheer en zoekt dit voorschot op. Als u het voorschot dan selecteert ziet u het volgende scherm:
Als u nu op ja klikt wordt de afrekening die u al hebt gemaakt ongedaan gemaakt. U kunt nu uw voorschot wijzigen. Als u klaar bent met uw wijzigingen en uw klikt op sluiten, dan krijgt u de volgende melding:
Als u nu op ja klikt wordt de afrekening opnieuw weer aangemaakt, nu met het gewijzigde voorschot.